Comment bien choisir son entreprise d’archivage ?

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Pour l’archivage de ses documents, une entreprise doit s’interroger sur ses besoins afin de bien choisir son entreprise d’archivage. Elle peut choisir d’archiver elle-même ses documents ou faire appel à des archivistes professionnels pour un archivage efficace.

La solution du garde meuble

Stocker les archives en interne est souvent difficile à réaliser par les entreprises en raison des coûts élevés du mètre carré dans les zones urbaines en particulier en région parisienne. De plus, le volume des archives croit de manière exponentielle, ce qui peut devenir encombrant. C’est pourquoi, plusieurs entreprises préfèrent trouver d’autres alternatives au stockage au sein de leur bureau. L’une des solutions est de se tourner vers un garde meuble spécialisé dans le domaine. De ce fait, ces entreprises bénéficient de service de contrôle, de protection contre les incendies, les intrusions et d’éventuels dégâts pouvant détériorer les documents.

Limites et contraintes du simple « stockage des archives »

Le simple stockage des archives est un système consistant à entreposer les archives dans un local spécialisé et sécurisés. Ce qui est différent d’une solution globale d’archivage. En effet, une solution globale est un service complet de gestion et ne peut en rien être comparé à l’entreposage des archives dans un garde meuble. Parmi les services, nous avons : le triage, l’accessibilité, l’audit, le classement, les recherches, la conservation selon les durées définies par la loi, etc. Il faut également noter faire recours à des professionnels de l’archivage numérique et physique garantit la sécurité et la confidentialité de vos documents. C’est un critère à ne point négliger dans le choix de votre entreprise d’archivage.

L’externalisation des archives

L’une des pratiques en plein essor est de faire appel à une société d’archivage qui s’occupera de la gestion de vos archives. En effet, les archivistes vous assurent une gestion optimale de vos documents selon les règles et les normes en vigueur. Ils vous assistent et vous conseillent durant toute la période de votre collaboration. C’est une solution très pratique qui vous permet non seulement de faire d’économie d’argent, mais également de gagner de l’espace et du temps. 

Externaliser vos archives permet à votre personnel de consacrer tout leur temps au développement des activités et à accroître la productivité. Les sociétés d’archivage protègent vos documents contre toute détérioration et pertes. Vos documents sont en sécurité et bien conservés. Aussi, vous avez la garantie d’accès à vos documents à tout moment en cas de consultation ou de restitution. 

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